Case Study
株式会社GHP
全国でホテル事業を展開する、24時間・年中無休のホスピタリティ企業。
- 設立
- 1990年（2005年12月1日に社名変更）
- 事業内容
- ホテル事業
- 従業員数
- 約1,700名（パート・アルバイト含む）
- 本社
- 神奈川県横浜市港北区新横浜1-2-1 ／ 大阪市天王寺区上本町8-6-26
- 導入製品
- 人事CREW（入社手続き・労務管理）
「どこで手続きが止まっているのか、一目で分かるようになりました。」
青砥様 ／ 取締役本部長 ／ 株式会社GHP
At a glance
この事例の要点。
導入前の課題
- 紙ベースの人事手続きによる煩雑さと、ファイリング・保管の負担。月70〜100名分の書類がキャビネット2段分に積み上がる状態が続いていた。
- 深夜勤務・短時間勤務のスタッフ対応における非効率な連携。店長が深夜に出勤して書類記入を案内することもあった。
導入後の効果
- 店舗長を介さずに手続きが完了し、業務がスピードアップ。修正事項もスタッフへ直接依頼できるようになった。
- 書類の電子化により郵送・FAX・印鑑のコストを削減。マイナンバーなど収集の難しい情報も入社手続きの段階で取得可能に。
Before
「1,500名の紙の書類を、キャビネットに積み上げていた」
全国にホテルを展開する株式会社GHPでは、約1,700名規模のスタッフの人事業務をすべて紙で運用していた。スタッフが記入した「人事カード」を店舗からメールかFAXで受け取り、結局すべて印刷して店舗ごとにファイリング。退職があればファイルから抜き取る — 月70〜100名、多い月は100名近い入退社を、この手作業でさばいていた。
ファイルはキャビネット2段分に積み上がり、ある程度たまれば倉庫へ。そこから5年間保管する運用が続いていた。
24時間・年中無休のホテル業ゆえの、もう一つの問題もあった。深夜勤務のスタッフのために、店長がわざわざ深夜に出勤することも珍しくなかった。
「弊社はホテル業なので、年中無休・24時間体制なんです。深夜勤務のスタッフもおり、店長がわざわざ深夜に出勤して、書類の記入方法を教えることもありました。週1回勤務のスタッフもいて、手続きのタイミングを逃し、労務担当から催促されたこともあります。」
「今まで、労務関係の課題は担当者が全部吸収してくれていたんです。でも、上の立場からはそれが見えにくかった。なんとなく業務が流れているように見えて、実は現場で無理していた、というのが大きな問題だったと思います。」
Decision
「機能・パフォーマンス・コスト、すべてがちょうど良かった」
GHPがシステム選定で最重視したのは、コストパフォーマンス。過去に大手の人事システムを試したこともあったが、不要な機能が多く、自社の規模感に対してオーバースペックだった。求めていたのは「無駄がなく、自分たちにフィットするシンプルさと価格のバランス」 — その条件で複数社を比較した結果、人事CREWに決まった。
「大手の人事システムだと、うちには不要な機能が多く、費用に見合わないことが多かったんです。実際に過去にそういったシステムを試したこともありますが、我々にとってはオーバースペックでした。それより、自社の規模感にちょうど良くて、必要な機能だけがそろっているシステムが欲しかったんです。」
「必要な機能が過不足なく整っていた点が大きかったですね。競合他社のシステムも複数見てみましたが、機能やパフォーマンス面で一番ちょうど良い印象だったのが、人事CREWでした。」
Implementation
「最初は戸惑いも、ざわつきもあった」
1,500名規模の人事業務を一気に電子化する — その規模感だけでなく、現場の人員構成も導入のハードルだった。管理者を含めスタッフの多くは中高年層。「本当にこのシステムでずっと運用するのか」「またすぐ変わるのではないか」という不安の声もあった。
ただ、GHPは過去にタイムカードをタブレットに切り替えた経験があり、「最初は大変でも、慣れたら良くなる」という社内の素地があった。導入は一気の切り替えではなく、段階的な定着を選んだ。
「私たち管理者も含めて、スタッフの多くは中高年層。やはり、最初は戸惑いがありました。「本当にこのシステムでずっと運用するのか」「またすぐ変わるのではないか」といった不安もあって、周囲もちょっとざわついていましたね（笑）。」
「紙での運用にすっかり慣れていたので、そこから変えるのはかなりエネルギーのいることです。ただ、いつまでも紙に埋もれて仕事をするわけにもいきませんし、意識的に気持ちを切り替えていきました。」
After
「現場のボトルネックが、はっきり見えるようになった」
導入後の変化は、現場・本社・経営の三層で同時に起きた。
店舗側: 店舗長を介さずに手続きが完了するようになり、スタッフ情報の修正もこちらから直接依頼できる。FAX・郵送で集めていたマイナンバー、申告書、印鑑のやりとりも不要になった。深夜出勤で書類記入を案内する必要もなくなった。
本社側: どこで手続きが止まっているか、画面で一目で分かる。問い合わせ対応のスピードが変わり、書類検索のための紙ファイル探しが消えた。
経営側: 取締役本部長が、現場のボトルネックを直接把握できるようになった。「なんとなく業務が流れているように見えて、実は現場で無理していた」 — その不可視性そのものが解消された。
「店舗長を介さずに手続きが完了できるようになったことです。もちろん、イレギュラーなケースでは連絡を取り合う必要はありますが、スタッフの情報がきちんと登録されていれば、そのまま手続きを進められるようになりました。以前は、マイナンバーや申告書などをFAXや郵送で集めていたので、その分のコスト削減にもなりました。特にマイナンバーは収集が難しかったのですが、入社手続きの段階で提出してもらえるようになったことで、その点もかなり改善されたと感じています。」
「どこで手続きが止まっているのかが一目で分かるので、現場の課題やボトルネックがはっきり見えるようになりましたね。結果として、規律やマネジメントも変わってきたと思います。労務管理者の仕事の効率化にもつながっていると思います。」
数字で見る変化
削減された工程
紙の収集 + 印刷 + 手入力
70〜100名/月の処理が電子化
削減されたコスト
郵送・FAX・印鑑コスト
入社手続き段階でマイナンバー収集が可能に
初出勤までの距離
再インタビュー予定
現状は定性記述のみ / フォローアップで数値化
Their recommendation
株式会社GHPが、
「紙ベースで人事業務を行っている、店舗展開している企業におすすめしたいですね。スタッフ数が多くなると、紙の管理だけで限界が来ます。私たちもタイムカードをタブレットに切り替えた経験があったので「最初は大変でも、慣れたら良くなる」と踏み切れました。同じように、一度デジタル化のハードルを越えれば、現場も経営も両方が楽になります。」
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